Як комунікація електронною поштою шкодить доставці вашого проекту

Скільки разів ви надіслали важливий лист комусь, не отримуючи відповіді? І який вплив мала ця відповідь на вашу електронну пошту на хід вашого проекту?

На жаль, це відбувається набагато більше, ніж ви думаєте, і, що ще важливіше, набагато більше, ніж слід. Не можна перебільшувати твердження, що комунікація електронною поштою є одним з головних факторів, які зашкодили терміну проекту в будівництві .

Згідно з дослідженнями проведеними менеджером пошти майже 90% будівельних компаній, які брали участь, визнали, що швидкий і простий доступ до інформації про проект є однією з головних проблем. Що ще гірше, 99% респондентів наголосили на тому, що їм довелося повернутися до минулих проектів та відновити важливу інформацію, що ділиться електронною поштою.

Цю проблематичну реальність підтверджує також нещодавнє опитування LetsBuild Project Management, де багато респондентів визнали відсутність відповіді на електронну пошту, як найстрашнішу річ щодо спілкування та відстеження своїх короткострокових планів.

Враховуючи, що 98,2% учасників опитування покладаються на електронну пошту для обміну оновленнями та зв’язавшись зі своєю командою щодо їхніх 3-6 тижневих поглядів на очі, швидко стає зрозуміло, що електронна пошта – це велике джерело болю для будівництва. Більш конкретно, використання електронних листів може перешкоджати видимості проектів та змушувати ланцюг поставок працювати ізольовано, ставлячи весь проект до серйозної небезпеки.

5 причин, через які електронні листи не зможуть здійснити ваш будівельний проект

Ми коротко описали вище, чому спілкування електронною поштою вже не підходить для будівельної галузі. Але зараз час трохи глибше розібратися в різних способах електронної пошти може провалити ваш проект і перешкодити вам та вашій команді здійснювати доставку вчасно та на бюджет.

1. Відсутність відповіді на важливі електронні листи

Підтримка критичних запитів від компанії є ключовим фактором для успіху будівельного проекту. Як показало опитування управління проектами, спілкування електронною поштою не може підтримувати цю потребу в довгостроковій перспективі. А причина проста. Коли кількість оновлень та інформації настільки велика, як і в будівельному проекті, дуже ймовірно, що деякі із зацікавлених сторін пропустять важливе повідомлення електронної пошти або тому, що вони не хочуть мати справу з ситуацією, або просто тому, що забули .

Важливі оновлення постійно втрачаються в нескінченних потоках електронної пошти, що призводить до збільшення часу простою, дорогих непорозумінь та пропущених строків.

2. Надмірне навантаження адміністратором

Люди, що знаходяться в будівництві, витрачають в середньому 40% свого часу на пошуки оновлень, вручну складаючи звіти та відвідуючи нескінченні зустрічі. Без сумніву, в цьому адміністративному кошмарі також винні електронні листи.

Оновлення, що надсилаються електронною поштою, зазвичай не мають прямого зв’язку з генеральним планом. Іншими словами, ті, хто отримує електронні листи, вони не в змозі перевірити, як оновлення, яке щойно висадилось у їхню поштову скриньку, може вплинути на розвиток проекту.

Так, процес прийняття рішень затягується, і у багатьох випадках керівники проектів в результаті здійснюють неправильні дзвінки. Зайве говорити, що такий підхід відкриває шлях до правових конфліктів і підживлює культуру вини у будівельній галузі.

3. Електронні листи не підходять для будівництва

Це те, що ми ще раз проаналізували в минулому, посилаючись на роль інструментів, таких як WhatsApp і Excel у будівництві. Те саме стосується електронних листів. Усі вони можуть бути надзвичайно корисними, коли хтось покладається на них у своєму особистому житті, але вони не дуже підходять для будівельної галузі.

Електронна пошта – це не той інструмент, який можна використовувати для отримання командами проекту для обміну актуальними оновленнями в режимі реального часу та безперебійної співпраці. Дані стають статичними та застарілими з того моменту, коли вони надходять у вашу поштову скриньку.

Само собою зрозуміло, що це може мати руйнівний вплив на розвиток проекту, оскільки всі зацікавлені сторони повинні приймати критичні рішення, не маючи чіткого чіткого рішення. розуміння того, що відбувається на місці.

4. Спілкування електронною поштою – це односмуговий зв’язок

Електронні листи не розроблені для співпраці. Навпаки, вони можуть порушити ваш робочий потік і примусити вас обговорити один раз із лише деякими вашими колегами. Це означає, що найважливіша інформація залишається захопленою у папці “Вхідні” лише небагатьох людей, залишаючи безліч зацікавлених осіб без доступу до всієї інформації, необхідної для виконання своїх завдань максимально ефективно.

Крім того, будь-які документи або файли, які спільно використовуються в потоці електронної пошти, не підлягають пошуку та не можуть бути знайдені багатьма зацікавленими сторонами. Це призводить до ситуації, коли цілій команді проекту чи навіть організації доводиться покладатися на певних членів команди, які зберігають інформацію про найважливіше значення у своїй особистої скриньці.

Просто уявіть, який вплив це може мати на проект, якщо ці люди раптом перестають бути частиною цієї компанії. Безцінна інформація автоматично стане недосяжною і може коштувати вашому проекту як часу, так і грошей.

5. Відсутність відповідальності

Обмін завданнями електронною поштою може працювати, якщо в дискусії братимуть участь максимум два-три людини. Однак, коли ведеться розмова, що включає ланцюжок контактів і велику кількість завдань, то спілкування може швидко заплутатися, викликати плутанину і врешті-решт скинути ваш проект з рейок.

У таких випадках підзвітність залишається незрозумілою, оскільки кожен із зацікавлених сторін може покласти вину на когось іншого за нерозуміння інформації, що надсилається електронною поштою. І все може стати ще складнішим, враховуючи, що електронні листи можуть закінчуватися спамом або їх можна не помітити серед безлічі невідповідних повідомлень, які кожен з нас отримує щодня.

Хто винен у цьому? Це людина, яка надіслала інформацію, або людина, яка ніколи не бачила повідомлення електронної пошти. Це дуже тонкий баланс, який часто може призвести ваш проект до додаткових витрат і нескінченних суперечок.

Є кращі альтернативи, ніж використання електронної пошти

Багато людей, що будують будівництво, залежать від електронних листів. Вони навіть не уявляють, як вони могли б по-різному спілкуватися зі своїми командами. Але на сьогодні очевидно, що це не повинно бути так. Незалежно від їх розміру чи типу, більшість будівельних проектів матимуть успіх лише у тому випадку, якщо їхні команди залишатимуться на зв’язку, дотримуватись тих самих процесів та позначати критичні проблеми, як тільки вони з’являться.

Для цього вам знадобиться інструмент це дозволить вам ділитися останніми оновленнями та працювати над своїм короткостроковим плануванням, не втрачаючи зв’язку з основним графіком. Вся інформація буде обмінюватися в центральному сховищі даних, що гарантує, що всі зацікавлені сторони в ланцюзі постачань матимуть видимість, необхідну їм для виконання своїх завдань без жодної хіки.

Такий підхід гарантує, що менеджери проектів не будуть більше перевантажено тим, що потрібно вживати заходів щодо кожного оновлення, яке їм надається. Іншими словами, вони більше не стануть вузьким місцем для своїх команд. Кожен матиме необхідні дані, щоб швидше приймати розумніші рішення. І все буде зафіксовано завдяки постійно оновлюваному аудиторському треку.

Це поступово допоможе вам уникнути дорогих помилок, зменшити перебої та наступити на крок ближче до вчасної доставки без погіршення якості.

قالب وردپرس

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn